Les activités en entreprise représentent d’importantes sources de gaspillage de papier. Les outils numériques constituent les solutions efficaces pour réduire considérablement les déchets de papier dans les entreprises. La gestion des ressources humaines fait partie des départements administratifs qui nécessitent l’utilisation et la circulation d’un grand volume de papier. La dématérialisation de ce service par l’utilisation d’un Logiciel pour les ressources humaines (RH) est la solution idéale pour réduire les déchets papier en entreprise.
Comment le logiciel de gestion RH réduit les déchets papiers en entreprise ?
Dans un circuit classique, la gestion RH implique la circulation régulière de différents types de documents imprimés. L’utilisation du logiciel RH permet au responsable de ce département clé de l’entreprise de faire disparaître le papier dans les différents processus.
Le logiciel RH intègre notamment des outils spécifiques qui permettent au responsable de gérer les documents relatifs à la paie. Les bulletins de salaire au format électronique sont conçus directement au niveau de la plateforme dédiée puis distribués aux employés par courriel.
L’outil numérique RH permet aussi la dématérialisation de la gestion des absences et des congés. Les demandes de vacances, de congés de maternité, de Congés d’adoption, de congés maladie, etc., se font désormais en quelques clics sur la plateforme numérique RH. De même pour le pointage et la surveillance des absences.
Par ailleurs, la dématérialisation de la gestion des notes de frais accommodent aussi bien les employés que les dirigeants et les responsables RH et contribue à la préservation de l’environnement.
Les autres avantages écologiques liés à l’utilisation du logiciel RH
L’élaboration et la circulation des documents en papier présentent un impact important sur l’environnement.
En premier lieu, l’impression consomme beaucoup l’énergie et implique l’utilisation d’autres consommables qui nuisent à l’environnement comme l’encre. Les cartouches et les toners usés font partie des déchets qui mettent entre 500 ans et un millier d’années à se décomposer dans la nature. Par ailleurs, la production de ces équipements exige une consommation excessive de pétrole. En se dégradant, les matériaux utilisés dans la fabrication de ces accessoires émettent des composés organiques volatils qui salissent l’atmosphère.
La distribution des documents imprimés implique, en outre, des déplacements fréquents. La diffusion des différents fichiers et supports au format numérique, par voie électronique, fait, donc, baisser la consommation de carburant et réduit, ainsi, la pollution de l’air. Le logiciel de gestion RH inclut aussi la fonction signature électronique pour permettre aux dirigeants de parapher tous les types documents en ligne. Cela évite les va-et-vient incessants des coursiers.
En plus de la protection de l’environnement, la dématérialisation des services en entreprise permet d’accroître considérablement les performances de la structure.
